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DPHDMS — Nutzerhandbuch

Dokumente. Digital. Souverän.

DPHDMS ist ein Dokumenten-Management-System für Hochschulen. Im Mittelpunkt steht die Akte — alles dreht sich darum, die richtige Akte schnell zu finden und das passende Dokument zu lesen, abzulegen oder weiterzugeben.

Quick-Start

Ohne Schulung nutzbar: Sie tippen, was Sie wissen, und arbeiten direkt an der Akte.

  1. Anmelden. Wählen Sie auf der Startseite Ihre Hochschule und melden Sie sich an („Lokales Login"; die Anmeldung mit Hochschulkennung folgt).
  2. Finden statt suchen. Tippen Sie oben einfach einen Namen, eine Matrikelnummer oder ein Stichwort. Eine Matrikelnummer springt direkt in die richtige Akte.
  3. Akte lesen. Links sehen Sie auf einen Blick, um wen es geht und was ansteht (Aktenpuls, Wiedervorlagen); rechts liegen die Dokumente, nach Art gruppiert.
  4. Dokument öffnen. Der Inhalt wird sofort angezeigt. Zwischen den Dokumenten einer Akte wechseln Sie, ohne die Akte zu verlassen.
  5. Beitragen. Laden Sie ein Dokument hoch, schreiben Sie einen Vermerk oder geben Sie ein Dokument in den Umlauf — alles direkt an der Akte.

Wonach suchen Sie?

Sie wissen, was Sie tun wollen — hier steht, wo es erklärt ist.

Für alle, die mit Akten arbeiten

Für Administration und Betrieb

Teil A · Für alle, die mit Akten arbeiten

Anmelden und sich zurechtfinden

Eine Hochschule, ein Login, immer dieselbe Kopfzeile — Sie verlaufen sich nicht.

Warum

Jede Hochschule ist ein eigener Mandant; die Datenbestände sind mandantenscharf getrennt. Sie arbeiten immer in genau einem Haus, und die Oberfläche zeigt Ihnen jederzeit, in welchem.

Was Sie tun können

  • Sich an Ihrer Hochschule anmelden (derzeit „Lokales Login"; die Anmeldung mit Hochschulkennung über Shibboleth ist vorbereitet, aber noch deaktiviert).
  • Über die feste Kopfzeile zu den Hauptbereichen springen: Start, Postkorb, das Suchfeld und Ihr Profil.
  • Im Profil Ihre Stammdaten und Rollen einsehen und einstellen, welche Dokument-Variante der Betrachter standardmäßig öffnet.

Wo Sie starten

Auf der Basis-Adresse wählen Sie Ihre Hochschule; danach läuft alles unter /t/<hochschule>/. Oben links steht Ihr Mandanten-Kürzel, ganz rechts Ihr Benutzername (→ Profil) und das Abmelden.

Gut zu wissen

  • Haben Sie Zugriff auf mehrere Aktentypen, erscheinen darunter Tabs (Studierende, Bewerbung, Personal …) plus „Alle".
  • Im Profil steht bei jeder Rolle, ob sie aus dem Identitätsmanagement stammt oder manuell vergeben wurde — hilfreich bei der Frage „warum sehe ich etwas (nicht)".
  • Die Anzeige-Voreinstellung betrifft nur den Betrachter; Download und Export liefern immer die beweisfähige Archiv-Fassung (PDF/A), sofern vorhanden.

Verwandt: Suchen und finden · Rollen und Rechte

Suchen und finden

Tippen Sie, was Sie wissen — Name, Nummer oder Stichwort genügen.

Warum

In der Sachbearbeitung zählt Geschwindigkeit. Geben Sie ins Suchfeld ein, was Sie haben — Name, Aktenzeichen oder Stichwort. Das System erkennt die Art der Eingabe und springt direkt in die passende Akte oder zeigt die nach Akte gruppierten Treffer.

Was Sie tun können

  • Über das Suchfeld oben (oder die große Suche auf der Startseite) nach Personen, Aktenzeichen oder Inhalten suchen.
  • Treffer nach Akte gruppiert durchsehen — pro Akte eine Karte mit den passenden Dokumenten und Textausschnitten.
  • Mit den Zeitraum-Filtern über dem Suchfeld auf „Heute", „Letzte 7/30/90 Tage", ein Jahr oder „Alles" eingrenzen und zwischen Eingang und Erstellung umschalten.

Wo Sie starten

Das Suchfeld ist immer oben. Eine Matrikelnummer oder Bewerbungs-ID löst einen Direktsprung in die Akte aus; ein Name wird höher gewichtet; ein Stichwort durchsucht den Volltext. Die Startseite zeigt außerdem „Zuletzt bearbeitet".

Gut zu wissen

  • Auch frisch angelegte Akten ohne Dokumente erscheinen in der Trefferliste — erkennbar am Aktentyp-Chip ohne Dokumentliste darunter.
  • Ein gewählter Zeitraum bleibt erhalten, auch wenn Sie in eine Akte wechseln.
  • „Zuletzt bearbeitet" ist persönlich — die Liste zeigt nur Akten, die Sie selbst zuletzt geöffnet oder bearbeitet haben.

Verwandt: Die Akte verstehen

Die Akte verstehen

Eine Seite, ein Überblick: links wer und was ansteht, rechts alle Dokumente.

Warum

Die Akte fasst die Dokumente und Vorgänge zu einer Person oder Sache zusammen. Statt einzelne Dateien nacheinander zu suchen und zu öffnen, sehen Sie Status, Termine und Schriftgut im Zusammenhang.

Was Sie tun können

  • Auf einen Blick erfassen, um wen es geht (Titel, Aktentyp, Ordnungsmerkmale).
  • Den Aktenpuls — den Status-Streifen oben am Akten-Cover — lesen, z. B. „letzter Eingang vor 5 Tagen, 2 Wiedervorlagen offen", und überfällige Termine farblich erkennen.
  • Beteiligte, Vermerke und die nach Dokumentenklasse gruppierten Dokumente durchgehen; per Chip auf eine einzelne Dokumentenklasse filtern.
  • Bei Akten mit Registerstruktur (z. B. Personalakte): über den Knopf „Tabellenansicht" die Dokumente je Register als Tabelle zeigen (Nr., Datum, Dokument, Dokumententyp, Dokumentenklasse, Kommentar; sortiert nach dem Eingangsdatum) — die Wahl bleibt für Ihr Konto gespeichert.
  • Wo der Aktentyp es zulässt, die Stammdaten am Deckel über „✏️ Stammdaten bearbeiten" pflegen — bei Akten aus einem führenden System (z. B. Studierende, Bewerbungen) sind die Felder schreibgeschützt und nur sichtbar.

Wo Sie starten

Sie öffnen eine Akte über die Suche oder „Zuletzt bearbeitet". Die linke Spalte trägt Identität, Aktenpuls, Wiedervorlagen, Beteiligte und Vermerke; die rechte die Dokumente.

Gut zu wissen

  • Akten-Titel zeigen den Personennamen; der Aktentyp steht als Chip daneben, nicht im Titel.
  • Wechseln Sie den Aktentyp-Tab, „folgt der Tab der Person": Wenn es eine zugehörige Akte derselben Person gibt, springen Sie direkt hinein.

Verwandt: Dokumente lesen · Vermerke und Wiedervorlagen · Dokumente hinzufügen

Dokumente lesen

Öffnen, lesen, weiterblättern — ohne die Akte zu verlassen.

Warum

Der Betrachter zeigt jedes Dokument direkt im Browser — ohne Download — und lässt Sie zwischen den Dokumenten einer Akte springen, ohne die Akte zu verlassen.

Was Sie tun können

  • PDFs eingebettet lesen, Bilder ansehen, Text im Volltext erfassen; andere Formate herunterladen.
  • In der linken Spalte zum nächsten Dokument der Akte wechseln.
  • Im Fuß die Metadaten und die fachlichen Felder (Schema-Attribute) sehen.

Wo Sie starten

Ein Klick auf ein Dokument im Akten-Cover oder in einem Suchtreffer öffnet den Betrachter unter /t/<hochschule>/dokumente/<id>.

Gut zu wissen

  • Gibt es eine archivfähige PDF/A-Fassung, entscheidet Ihre Profil- Voreinstellung, was der Betrachter zeigt; ein Chip schaltet einmalig um. Download und Export liefern die PDF/A-Fassung, sofern vorhanden — sonst das Original.
  • Dokumente können Versionen haben — etwa wenn im Umlauf eine neue Fassung das Dokument ersetzt; der Betrachter zeigt die aktuelle Fassung.

Verwandt: Die Akte verstehen · Zugriff freigeben · KI-Zusammenfassung

Vermerke und Wiedervorlagen

Halten Sie fest, was Sie denken — und woran Sie erinnert werden wollen.

Warum

Bearbeitungswissen darf nicht in Köpfen oder E-Mails verschwinden. Vermerke dokumentieren Entscheidungen und Übergaben direkt an der Akte; Wiedervorlagen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.

Was Sie tun können

  • Einen Vermerk anlegen und einer Klasse zuordnen (Arbeitsnotiz, Übergabe, Begründung, Wiedervorlage, Verfahrensschritt).
  • Mit „Fällig am" eine Wiedervorlage setzen — sie erscheint dann im Aktenpuls und in der Wiedervorlagen-Sektion dieser Akte.
  • Steuern, ob ein Vermerk fürs Team sichtbar ist und ob er bei einer Akteneinsicht gezeigt wird.

Wo Sie starten

Direkt im Akten-Cover: der Vermerks-Teaser klappt die Liste und das Formular auf.

Gut zu wissen

  • „Team sichtbar" ist voreingestellt an, „bei Akteneinsicht sichtbar" aus — interne Notizen bleiben so standardmäßig intern.

Verwandt: Die Akte verstehen

Dokumente hinzufügen

Datei hineinziehen, Art wählen, ablegen — direkt an der richtigen Akte.

Warum

Neue Dokumente sollen schnell und an der passenden Akte landen — durchsuchbar, ohne manuelles Verschlagworten.

Was Sie tun können

  • Eine Datei auswählen oder per Drag-and-drop ablegen, einen Titel vergeben (Pflicht) und die Dokumentenklasse wählen (sonst „unsortiert").
  • Bei Bedarf das fachliche Erstellungsdatum setzen; das Eingangsdatum vergibt das System automatisch.

Wo Sie starten

Im Akten-Cover über „+ Dokument hinzufügen" (standardmäßig eingeklappt).

Gut zu wissen

  • Nach dem Upload steht das Dokument kurz auf „in Bearbeitung", während im Hintergrund Text und ggf. eine Archiv-Fassung erzeugt werden — danach ist es durchsuchbar.
  • Wollen Sie ein Dokument neu in einen Vorgang geben und zeichnen lassen, führt der Umlauf Hochladen und Versenden in einem Schritt zusammen. (Umlauf)

Verwandt: Die Akte verstehen · Umlauf

Postkorb — Ihr Arbeitsvorrat

Eine Seite zeigt, was auf Sie wartet — und die Zahl in der Kopfzeile stimmt in jedem Moment.

Warum

Statt in Akten nachzusehen, ob etwas ansteht, sammelt der Postkorb Ihren Arbeitsvorrat an einem Ort: Abzeichnungen, die auf Sie warten, dazu Fristen und Hinweise. Er zeigt nur an, was ohnehin in den Akten liegt — erledigt sich die Ursache, verschwindet der Eintrag von selbst.

Was Sie tun können

  • Unter „Persönlich" die Liste „Zu tun" abarbeiten: links einen Vorgang wählen, rechts lesen und abzeichnen — nach dem Abzeichnen ist der nächste Vorgang fokussiert, Enter öffnet ihn; alles ohne Neuladen der Seite.
  • Eingänge zwischenspeichern: Über „Eingang ablegen (weiß noch nicht wohin)" laden Sie eine oder mehrere Dateien in den Posteingang — jede wird ein eigener Zuordnen-Auftrag in Ihrer Liste. Die Ablage in die richtige Akte folgt, wann es Ihnen passt; Liegenlassen ist legitim, bis die Ziel-Akte existiert.
  • Eingänge zuordnen: Zeile öffnen, Dokument rechts lesen, Ziel-Akte suchen (Personalnummer genügt — oder Name, mit Geburtsdatum/Org-Einheit zum Unterscheiden), Dokumentenklasse wählen, „Ablegen in: …" bestätigen. Der Knopf nennt immer sein Ziel; nach dem Ablegen ist der nächste Eingang fokussiert. Betrifft ein Schreiben zwei Akten, laden Sie dieselbe Datei zusätzlich normal in die zweite Akte hoch (wie eine Papier-Kopie — zwei eigenständige Dokumente).
  • Weiterleiten mit Notiz: Ein Eingang, der nicht zu Ihnen gehört, wandert mit einer Notiz an die richtige Person — derselbe Auftrag, nur neu adressiert. Der Verlauf (wer → wer, wann, Notiz) steht am Eingang, „Zurück an …" ist ein Klick. Weiterleiten vergibt kein Leserecht — kann die Zielperson den Posteingang nicht lesen, sagt das System das im Klartext.
  • Verwerfen mit Grund: Fehlscan, Spam oder Doppel? Verwerfen löscht den Eingang über die Lösch-Achse (mit Grund, protokolliert); wiederherstellen kann ihn bis auf Weiteres die Administration.
  • Scans prüfen (QS): Ist an einem Korb eine Prüf-Quote eingestellt (beim ersetzenden Scannen: 100 %), zieht ein Teil der Eingänge automatisch ein Prüf-Los: Sie sehen das Dokument, bestätigen „keine Mängel" (dann entsteht der Zuordnen-Auftrag) oder fordern mit Begründung einen Neuscan an. Der neue Scan wird neue Version desselben Dokuments und geht automatisch erneut in die Prüfung. Wer einen Eingang selbst hochgeladen hat, kann ihn nicht selbst prüfen (Vier-Augen-Prinzip — steht als Grund direkt an der Zeile).
  • Im Team arbeiten — „Körbe": Gehören Sie zu einer Rolle mit Gruppenkorb (z. B. „Sekretariat"), zeigt der Tab „Körbe" die gemeinsamen Eingänge Ihrer Funktion. Jede Zeile sagt im Klartext, ob sie frei ist oder bei wem sie in Arbeit liegt. „Übernehmen" zieht einen Eingang an sich (niemand zeichnet doppelt), „Zurücklegen" gibt ihn frei; einen bei einer abwesenden Person liegenden Eingang übernehmen Sie nach einer Klartext-Bestätigung — alles protokolliert. Beim Hochladen wählen Sie als Ziel Ihren persönlichen Posteingang oder einen Ihrer Körbe; Weiterleiten kann einen Eingang auch in einen anderen Korb geben.
  • Mit den Linsen „Von mir", „Beteiligt" und „Erledigt" Umläufe verfolgen: was Sie gestartet haben, woran Sie beteiligt sind und was bereits quittiert wurde — je „laufend" oder „erledigt". „Erledigt" zeigt auch zugeordnete und verworfene Eingänge — samt Ziel-Akte.
  • Unter „Fristen & Hinweise" sehen, was demnächst fällig ist; nach einer Abwesenheit steht dort auch, wie viele Vorgänge in Vertretung für Sie erledigt wurden.
  • Mit den Chips über der Liste Arbeitsblöcke bilden („jetzt nur Abzeichnen", „jetzt nur Zuordnen" — oder bei aktiver Vertretung „erst meins, dann Marias"); ein falsch abgelegtes Dokument heilt am Aktendeckel „In andere Akte verschieben".

Wo Sie starten

Über „📨 Postkorb" in der Kopfzeile. Die Zahl daneben zählt nur, was Sie tun müssen — bei aktiver Vertretung einschließlich der Vorgänge der vertretenen Person, in der Liste als „für …" gekennzeichnet.

Gut zu wissen

  • Ein leerer Postkorb ist eine Antwort, kein Fehler: „Ihr Postkorb ist leer" heißt, Sie müssen gerade nichts tun.
  • Vertretung: Im Profil bereiten Sie Vertretungen vor — wer vertritt, in welchem Zeitraum, mit oder ohne Abzeichnungs-Vollmacht. Eine als Büro-Vertretung eingetragene Person darf, wenn Sie das dort erlaubt haben, Ihre Abwesenheit selbst scharfschalten — etwa bei ungeplantem Ausfall; alles wird protokolliert und ist im Profil sichtbar.
  • Fristen und Hinweise sind bewusst nicht abhakbar — sie verschwinden, sobald die Ursache erledigt ist.
  • Gruppenpostkörbe verwalten: Wer die Berechtigung dafür hat, legt unter „Postkörbe" einen gemeinsamen Eingang für eine Arbeitsgruppe an — Name, Mitglieder und Prüfquote in einem Schritt; eine Administrations-Berechtigung ist dafür nicht nötig. Mitglieder aufzunehmen gibt Zugriff auf die Eingänge dieses Korbs, deshalb kann man sich nicht selbst eintragen. Trägt die Gruppe eines Korbs über den Korb-Zugang hinaus weitere Rechte, wird die Pflege dort gesperrt und läuft über die Administration. Ein Korb wird nie gelöscht, nur stillgelegt: er belegt die Herkunft der bereits eingegangenen Vorgänge.

Begriffe kurz erklärt

Postkorb
Die eine Seite mit Ihrem Arbeitsvorrat — sie zeigt an, was in den Akten auf Sie wartet, und speichert selbst nichts.
Umlauf
Ein konkretes Dokument geht an benannte Personen zum Sehen oder Abzeichnen; jede Abzeichnung wird quittiert.
Auftrag
Adressierte Arbeit an genau einem Dokument oder einer Akte — heute der Zuordnen-Auftrag: „diesen Eingang in die richtige Akte ablegen". Er endet nur durch die echte Aktion (Ablegen oder Verwerfen), nie durch bloßes Abhaken — so bleibt kein Dokument unsichtbar liegen.
Eingangsakte
Die Sammelstelle für neue Eingänge, die noch keiner Akte zugeordnet sind — Durchgangs-, nie Ablageort. Jede Datei ist ein eigener Eingang (Stapel werden vor dem Hochladen getrennt).
Gruppenkorb
Der gemeinsame Posteingang einer Funktion (Rolle): alle Mitglieder sehen dieselben Eingänge, bis einer abgelegt ist. „Übernehmen" macht sichtbar, wer gerade bearbeitet — Rechte vergibt der Korb nicht, die hängen an der Rolle.
Vorgangsakte
Eine Sachakte für einen eigenständigen Vorgang ohne führendes Fachverfahren — Dokumente und Umläufe laufen dort zusammen.

Verwandt: Umlauf · Vermerke und Wiedervorlagen

Umlauf — zeichnen lassen und abzeichnen

Sie geben ein konkretes Dokument an benannte Empfänger; jede Abzeichnung wird quittiert und ist nachvollziehbar.

Warum

Dokumente müssen oft gesehen oder mitgezeichnet werden. Der Umlauf bildet das geordnet ab: Sie geben ein konkretes Dokument an benannte Personen und sehen jederzeit, wer schon abgezeichnet hat. Es ist eine organisatorische Quittung im DMS — kein rechtsverbindlicher Signaturersatz.

Was Sie tun können

  • Einen Umlauf starten: Datei hochladen (oder ein vorhandenes Dokument nehmen), Empfänger wählen — nacheinander oder gleichzeitig — und einen Begleittext mitgeben.
  • Im Postkorb Ihre Umläufe bearbeiten: was an mich ging („Persönlich"), von mir gestartet wurde oder woran ich beteiligt bin, je „laufend" oder „erledigt".
  • Vorgänge abzeichnen, eine Rückfrage oder eine Kenntnis-Kopie als Schritt einfügen und in Vertretung für Kolleginnen und Kollegen handeln (identitätsecht „in Vertretung").

Wo Sie starten

Über „📨 Postkorb" in der Kopfzeile (mit Zähler, wenn etwas bei Ihnen liegt). Einen neuen Umlauf starten Sie unter „+ Neuen Umlauf starten"; an einem vorhandenen Dokument geht es direkt vom Akten-Cover aus.

Gut zu wissen

  • Der Umlauf wirkt immer auf genau ein konkretes Dokument: Jeder Schritt — sehen, abzeichnen, ersetzen — betrifft dieses eine Dokument. Er steuert keinen automatischen Ablauf und vergibt von sich aus keine Folge-Aufgaben.
  • In dafür vorgesehenen Kollaborations-Aktentypen dürfen Empfänger das Dokument im laufenden Umlauf durch eine neue Fassung ersetzen; mit „Nur lesen" schalten Sie das beim Start ab. Nach Abschluss ist Ersetzen aus — bis jemand den Umlauf „Wieder öffnet".
  • Jede Abzeichnung wird protokolliert: wer, wann, welches Dokument, welcher Umlauf. Nachträgliche Änderungen am Protokoll bleiben erkennbar.
In Standard-Aktentypen vergibt der Umlauf keine neuen Lese-Rechte; wollen Sie einer benannten Person nur ein Dokument zeigen, nutzen Sie Zugriff freigeben. In dafür vorgesehenen Kollaborations-Aktentypen (z. B. Vorgänge) vergibt der Umlauf den Empfängern automatisch Lese-Zugriff, der über den Umlauf hinaus gültig bleibt.

Verwandt: Vorgänge und Sachakten · Zugriff freigeben · Dokumente hinzufügen

Vorgänge und Sachakten

Ein Träger für alles, was nicht aus einem führenden System kommt.

Warum

Nicht jede Akte stammt aus einem Fachverfahren. Für eigenständige Vorgänge — eine Sachakte — brauchen Sie einen Ort, an dem Dokumente und Umläufe zusammenlaufen.

Was Sie tun können

  • Einen Vorgang anlegen: Betreff, optional Aktenzeichen, Vorgangstyp und Organisationsbereich.
  • Den Vorgang anschließend wie jede Akte nutzen — Dokumente ablegen, Umläufe starten.

Wo Sie starten

Unter „Neuen Vorgang anlegen" (/t/<hochschule>/vorgaenge/neu).

Gut zu wissen

  • Starten Sie einen Umlauf ohne bestehende Akte, entsteht der passende Vorgang automatisch im Hintergrund — Sie müssen nichts vorbereiten.

Verwandt: Umlauf

Zugriff freigeben

Genau ein Dokument, genau einer Person, jederzeit widerrufbar.

Warum

Manchmal soll jemand außerhalb der üblichen Berechtigung ein einzelnes Dokument lesen können — gezielt und nachvollziehbar, ohne ihm gleich eine ganze Akte zu öffnen.

Was Sie tun können

  • Einer benannten Person Lesezugriff auf genau dieses eine Dokument (aktuelle Fassung) geben — optional befristet, mit kurzem Grund.
  • Aktive Freigaben einsehen und jederzeit widerrufen.

Wo Sie starten

Im Betrachter eines Dokuments, im Bereich „Zugriff auf dieses Dokument freigeben" (sichtbar, wenn Sie freigeben dürfen).

Gut zu wissen

  • Eine Freigabe ist kein Umlauf: Sie verteilt keine Aufgabe, sondern nur einen Lesezugriff.
  • Freigegebene Dokumente tauchen nicht in der normalen Suche der empfangenden Person auf — der Zugriff läuft gezielt über den Direktlink.

Verwandt: Umlauf · Dokumente lesen

KI-Zusammenfassung

Ein schneller Eindruck vom Inhalt — klar als maschinell gekennzeichnet.

Warum

Lange Dokumente kosten Zeit. Eine kurze, automatisch erzeugte Zusammenfassung hilft beim Einordnen, bevor Sie ins Detail gehen.

Was Sie tun können

  • Sich, wo angeboten, eine kompakte Zusammenfassung des Inhalts erzeugen lassen.

Wo Sie starten

Im Betrachter eines Dokuments über die Schaltfläche „✨ Zusammenfassen" — das Ergebnis erscheint direkt darunter. Verfügbar, sobald extrahierter Text vorliegt.

Gut zu wissen

  • Die Zusammenfassung ist maschinell erzeugt und ungeprüft — bewusst klar abgegrenzt vom menschlichen Vermerk. Verlassen Sie sich für Entscheidungen auf das Originaldokument.

Verwandt: Dokumente lesen · Vermerke und Wiedervorlagen

Rollen und Rechte

Sie sehen, was zu Ihrer Aufgabe gehört — nicht mehr, nicht weniger.

Warum

Akten enthalten sensible Daten. Wer was sieht und tun darf, ergibt sich aus Ihrer Rolle und Ihrem Bereich — sauber getrennt nach Aktentyp und nach Lesen gegenüber Bearbeiten.

Was Sie tun können

  • Im Profil nachsehen, welche Rollen Sie haben und woher sie stammen (Identitätsmanagement oder manuell).
  • Eine zusätzliche Rolle beantragen; berechtigte Personen genehmigen oder lehnen ab (eigene Anträge kann niemand selbst genehmigen).

Wo Sie starten

Ihre Rollen sehen Sie im Profil. Admins erreichen offene Anträge über „📋 Anträge" in der Kopfzeile; reine Rollen-Admins über den Hinweis auf der Startseite.

Gut zu wissen

  • Berechtigungen werden serverseitig geprüft; fehlt Ihnen ein Recht, blendet die Oberfläche die zugehörige Schaltfläche aus — eine Fehlermeldung erscheint nicht. Vermissen Sie einen Aktentyp, sehen Sie in Ihrem Profil nach, welche Rollen Sie haben.

Verwandt: Anmelden und sich zurechtfinden · Administration

Teil B · Für Administration und Betrieb

Administration

Hier stellen Sie ein, wie Akten, Dokumente und Rechte für Ihr Haus funktionieren.

Warum

Damit die Sachbearbeitung reibungslos läuft, braucht es passende Bausteine: Aktentypen, Dokumentenklassen, Rollen und Aufbewahrung. Diese pflegt die Administration pro Mandant.

Was Sie tun können

  • Aktentypen pflegen (Anzeigename, Cover-Schema, Aufbewahrungs-Regel).
  • Dokumentenklassen pflegen (Anzeigename pro Aktentyp, Sichtbarkeit bei Akteneinsicht).
  • Rollen verwalten (Berechtigung und Zuordnung von Personen).
  • Den Lifecycle (Aufbewahrung, Legal-Hold), die Statistik (Bestand, Wachstum, Prognose) und den Suchindex einsehen sowie das Mandanten-Kürzel oben links festlegen.

Wo Sie starten

Über das Zahnrad-Symbol oben rechts (/t/<hochschule>/admin/) — sichtbar nur für Administratorinnen und Administratoren.

Gut zu wissen

  • Akten- und Dokument-Merkmale stecken in einem Schema, nicht in beliebigen Feldern — das hält Suche und Auswertung verlässlich.

Verwandt: Rollen und Rechte · Schnittstellen, Verbund und Mandanten · Aufbewahrung und Aussonderung

Schnittstellen, Verbund und Mandanten

Daten kommen aus den Fachverfahren; neun Hochschulen teilen sich eine Plattform.

Warum

Daten zu Studierenden, Bewerbungen und vielem mehr entstehen in den führenden Fachverfahren. Die Schnittstellen holen sie herein, sodass Sie sie nicht doppelt pflegen. Und weil neun Hochschulen die Plattform gemeinsam betreiben, gibt es eine Verbund-Sicht.

Was Sie tun können

  • Schnittstellen einrichten und überwachen (z. B. den HIS-Connector für Studierenden-Stammdaten und Dokumente) sowie Maschinen-Zugänge (Service-Accounts) verwalten.
  • Als Verbund-Administration in einen anderen Mandanten springen, um dort zu pflegen oder das Audit zu lesen.

Wo Sie starten

Schnittstellen liegen in der Administration unter „Schnittstellen". Den Mandanten- Wechsel öffnet das ⇄-Symbol oben links (nur für Verbund-Administration).

Gut zu wissen

  • Beim Arbeiten in einem fremden Haus erinnert ein deutliches Banner an den „Verbund-Support-Modus"; jede Aktion wird im Audit dieses Mandanten festgehalten.
  • Zentrale Vorlagen können verbundweit vererbt und je Haus überschrieben werden — so bleibt Gemeinsames gemeinsam und Eigenes eigen.

Verwandt: Administration · Anmelden und sich zurechtfinden

Aufbewahrung und Aussonderung

Was bleiben muss, bleibt; was gehen darf, geht — kontrolliert.

Warum

Hochschulakten unterliegen Aufbewahrungsfristen. Das System führt diese je Aktentyp nach: Es sperrt die Löschung innerhalb der Frist und meldet, sobald eine Akte zur Aussonderung fällig ist.

Was Sie tun können

  • Aufbewahrungs-Regeln je Aktentyp festlegen und den aktuellen Stand im Lifecycle verfolgen.
  • Einen Legal-Hold setzen, der Löschung und Veränderung verhindert, solange er gilt.
  • Fällige Akten überwachen und — für Archivare — Beispiel-Exporte (xdomea) ziehen; die produktive Aussonderung läuft über Batch-Prozesse, nicht über die Oberfläche.

Wo Sie starten

Die Aufbewahrungs-Regeln (Auslöser + Dauer) legen Sie je Aktentyp unter Administration → Aktentypen fest; den aktuellen Stand und Eingriffe (Legal-Hold, Limbus) sehen Sie unter Administration → „Lifecycle".

Gut zu wissen

  • Ein Legal-Hold hat Vorrang: Ein laufender Umlauf oder eine fällige Aufbewahrung ändern nichts an gehaltenen Akten, bis der Hold endet.
  • Ein Legal-Hold hält aber keine Fristen an: Kündigungstermine, Wiedervorlagen und Aufbewahrungsfristen laufen unverändert weiter und sind gesondert zu prüfen. Er verhindert nur Aussonderung und endgültige Löschung. Umgekehrt gilt: solange der Hold läuft, lassen sich an der Akte keine neuen Wiedervorlagen und keine geänderten Fristwerte eintragen.

Verwandt: Administration

Fehlt etwas oder stimmt eine Beschreibung nicht mehr mit der Oberfläche überein? Rückmeldungen gerne an dphdms@lists.uni-kassel.de.